NIMI JA KOTIPAIKKA
Yhdistyksen nimi on Pelkosten sukuseura ry, kotipaikka Helsingin kaupunki ja toimialue koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.
TARKOITUS JA TOIMINTA
Sukuseuran tarkoituksena on selvittää sen Pelkosten suvun vaiheita ja historiaa, johon kuuluivat mm. Räisälän Virtelästä veljekset Heikki (1850-1913), Aatami (1852-1913) ja Matti (1870-1944) Pelkonen, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura pyrkii:
- Järjestämään yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita sukuseuran toimintaan liittyviä tilaisuuksia
- Keräämään ja arkistoimaan sukua koskevaa tietoutta sekä saattamaan sitä jäsentensä tietoon
- Harjoittamaan sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa
- Pitämään luetteloa suvun jäsenistä
Toimintansa tukemiseksi sukuseura voi ottaa vastaan testamentattua tai lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää keräyksiä ja arpajaisia. Sukuseura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.
JÄSENET
Sukuseuran jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt. Sukuseuran jäsenet hyväksyy hallitus. Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisensa yhdistyksen kokouksessa. Jäseniltä perittävän liittymis- ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Sukuseuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella. Sukuseuran ainaisjäseneksi katsotaan jäsen, joka yhdellä kertaa suorittaa jäsenmaksun kymmenkertaisena. Sukuseuran jäsenen alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä sukuseuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksusta ja joilla ei ole äänioikeutta sukuseuran kokouksissa. Hallituksen esityksestä voi vuosikokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut sukuseuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta. Sukuseuran jäsenluetteloa pitää hallitus.
HALLITUS
Sukuseuran asioita hoitaa sukuseuran hallitus, joka valitaan seuran jäsenistä vuosikokouksessa kahdeksi toimikaudeksi kerrallaan. Hallitukseen kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja vähintään kolme (3) ja enintään viisi (5) muuta jäsentä sekä jokaiselle jäsenelle varajäsen. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika siten, että aina kolmen (3) vuoden kuluttua puolet sen jäsenistä on erovuorossa. Ensimmäisellä kerralla erovuoroisuus määrätään arvalla, sen jälkeen vuoron mukaan. Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuolelta sukuseuran sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa. Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.
SUKUSEURAN NIMEN KIRJOITTAMINEN
Sukuseuran nimen kirjoittaa sukuseuran puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompikumpi yhdessä seuran sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.
TILIT
Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi ja toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille tarkastettavaksi viimeistään seuraavan maaliskuun aikana. Tilintarkastajien lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on jätettävä hallitukselle viimeistään seuraavan huhtikuun kuluessa, kuitenkin viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.
SUKUSEURAN KOKOUSTEN KOOLLEKUTSUMINEN
Sukuseuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen kokousta lähettämällä kutsu kirjallisena kullekin jäsenelle joko seuran tiedotteessa tai julkaisemalla kutsu seuran kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä.
SUKUSEURAN KOKOUKSET
Sukuseuran vuosikokous pidetään joka kolmas vuosi hallituksen määräämänä päivänä touko-syyskuun aikana. Ylimääräinen kokous pidetään, kun sukuseuran kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) sukuseuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Sukuseuran kokouksessa on jokaisella edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella jäsenellä sekä kunnia- ja ainaisjäsenellä äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi (1) ääni. Sukuseuran päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla. Muutoin päätökseksi tulee kokouksen puheenjohtajan kannattama mielipide.
VUOSIKOKOUS
Sukuseuran vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- Kokouksen avaus
- Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
- Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- Hyväksytään kokouksen työjärjestys
- Esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja tilintarkastajien lausunnot vuosikokousten väliseltä ajalta
- Päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
- Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksu seuraavalle toimikaudelle
- Valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja sekä muut jäsenet ja varajäsenet erovuoroisten tilalle
- Valitaan kaksi tilintarkastajaa ja heille kaksi varamiestä seuraavaksi toimikaudeksi
- Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli sukuseuran jäsen haluaa saada jonkin asian sukuseuran vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava seuran puheenjohtajalle tai hallituksen jäsenelle viimeistään huhtikuussa niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Muita aloitteita ja ehdotuksia seuran jäsenet voivat tehdä kirjallisesti puheenjohtajalle tai hallituksen jäsenelle milloin tahansa.
SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN JA SUKUSEURAN PURKAMINEN
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja sukuseuran purkamisesta on tehtävä sukuseuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta. Sukuseuran purkautuessa käytetään sukuseuran varat sukuseuran tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Sukuseuran tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen. Sukuseuran arkisto on luovutettava kokonaisuudessaan Kansallisarkistolle tai maakunta-arkistolle.